Zpracování osobních údajů

Informace o zpracování osobních údajů hostů

Na základě Nařízení EU 2016/679 (dále jen GDPR) vám sdělujeme informace o zpracování osobních údajů hostů, ke kterému dochází v souvislosti s jejich pobytem.

1. Kontaktní údaje

Správcem osobních údajů je Synator s.r.o., Smetanovo náměstí 979/2, Moravská Ostrava, 702 00 Ostrava.

Kontaktní údaje na osobu odpovědnou za ochranu osobních údajů jsou: info@dmhhotel.cz, tel.: 725 808 000

2. Tabulka zpracování osobních údajů

Název zpracování osobních údajů	Účel zpracování	Kategorie osobních údajů	Právní titul	Upřesnění právního titulu – zákon	Zdroj – od koho získáno	Doba uložení nebo lhůta pro výmaz	Kategorie příjemců údajů

Rezervace ubytování – příjem informací z internetových rezervačních portálů	Zarezervování pobytu	Identifikační a kontaktní údaje, doba pobytu	Uzavření nebo plnění smlouvy		rezervační portál	Uložení po dobu pobytu a reklamační lhůty.	nejsou
Rezervace ubytování – na recepci osobně a telefonicky	Zarezervování pobytu	Identifikační a kontaktní údaje, doba pobytu	Uzavření nebo plnění smlouvy		subjekt údajů	Uložení po dobu pobytu a reklamační lhůty.	nejsou
Evidence údajů o ubytovaných v Knize hostů.	Zajištění pobytu	Identifikační a kontaktní údaje, doba pobytu, poskytnuté služby	Uzavření nebo plnění smlouvy		subjekt údajů	Uložení po dobu pobytu a reklamační lhůty.	nejsou
Předání údajů na Obecní úřad kvůli poplatku za lůžko, rekreačnímu, případně lázeňskému poplatku	Povinnosti vůči obci	Identifikační údaje a doba pobytu	Právní povinnost		subjekt údajů	6 let od ukončení pobytu	Obecní úřad
Předání údajů Cizinecké policii	Splnění právní povinnosti – par 102 zákona o ubytování cizinců 326/1999 Sb.	Identifikační údaje a doba pobytu	Právní povinnost		subjekt údajů	6 let od ukončení pobytu	Cizinecká policie
Evidence hostů v Databázi klientů	Zrychlení rezervace stálých hostů	Identifikační a kontaktní údaje	Oprávněný zájem		subjekt údajů	Do doby podání námitky.	nejsou
Evidence VIP hostů v Databázi klientů	Upřesnění nabízení služeb významným hostům.	Preference a koníčky	Souhlas		subjekt údajů	Po dobu trvání souhlasu.	nejsou
Předání dat o hostovi do ID-přístupového systému	poskytování přístupu do prostor	Základní identifikace a číslo pokoje	Uzavření nebo plnění smlouvy		subjekt údajů	Po dobu pobytu	nejsou
Evidence časovaných služeb, které využívají hosté.	Rezervace služeb	Základní identifikace a rezervované služby	Oprávněný zájem		subjekt údajů	po dobu poskytování služeb	nejsou
Účtenky a Faktury – doklady pro DPH	Vystavování prodejních dokladů	Údaje povinné pro vystavení dokladů pro DPH	Právní povinnost	č. 235/2004 Sb., o DPH par 35 a 35a	subjekt údajů	10 let	Finanční úřad
Evidence dokladů – účtenky a faktury pro DzP – u neplátců DPH	Archivace dokladů k DzP dle zákona	Údaje povinné pro vystavení dokladů neplátci DPH	Právní povinnost	č. 563/1991 Sb., o účetnictví – par 31 a 32	subjekt údajů	5 let	Finanční úřad
Zpracování identifikačních údajů pro zajištění služeb během pobytu	Identifikace hosta pro usnadnění poskytování služeb	Identifikační údaje	Oprávněný zájem		subjekt údajů	Do doby podání námitky	nejsou
Evidence výměny valut ve směnárně nad 10000 EUR	Vystavování dokladů ve směnárně dle zákona	Údaje pro identifikaci, údaje o výměně, případně prohlášení o politicky exponované osobě	Právní povinnost	368/2016 Sb	subjekt údajů	10 let	Finanční analytický úřad

3. Vysvětlení k tabulce a zpracováním

Právní tituly – jsou zákonná odůvodnění zpracování a jsou definovány v nařízení GDPR, článcích 6 a 9.

Doba uložení – znamená, po jakou dobu jsme oprávněni nebo povinni vaše údaje zpracovávat a mít je uloženy.

Další příjemci – zde uvádíme, jakým dalším příjemcům údaje předáváme. Pokud je uvedeno „Nejsou“, pak to znamená, že je nikomu nepředáváme.

Zdroj údajů – zde uvádíme, od koho jsme osobní údaje získali. Pokud je uvedeno „Subjekt údajů“, pak to znamená, že jsme je získali přímo od osoby, které se týkají.

Nemáme v úmyslu vaše osobní údaje předávat mimo EU nebo nějaké mezinárodní organizaci.

*** nebo v případě, že dochází k předávání osobních údajů mimo EU:

Máme v úmyslu předat vaše osobní údaje mimo EU (nebo mezinárodní organizaci) v případě zpracování „XYZ“. V tomto případě je zajištěna ochrana tímto způsobem:…………………………

(Viz povinnost dle článku 13.1. f): případný úmysl správce předat osobní údaje do třetí země nebo mezinárodní organizaci a existenci či neexistenci rozhodnutí Komise o odpovídající ochraně nebo, v případech předání uvedených v článcích 46 nebo 47 nebo čl. 49 odst. 1 druhém pododstavci, odkaz na vhodné záruky a prostředky k získání kopie těchto údajů nebo informace o tom, kde byly tyto údaje zpřístupněny.)

V případech, kdy je zpracování založeno na právním titulu „Uzavření nebo plnění smlouvy“, potřebujeme vaše osobní údaje pro uzavření smlouvy a její následné plnění, bez nich není možné smlouvu uzavřít.

V případech, kdy je zpracování založeno na právním titulu „Právní povinnost“, potřebujeme vaše osobní údaje zpracovávat na základě zákonných požadavků do dobu stanovenou daným zákonem a po tuto dobu toto zpracování nesmíme omezit ani vymazat.

Vaše osobní údaje budeme zpracovávat pouze za účely uvedenými v tabulce.

Osobní údaje získáváme přímo od subjektů údajů s výjimkou zpracování „Rezervace ubytování – příjem informací z internetových rezervačních portálů“, kdy získáváme část osobních údajů od firem, provozujících internetové rezervační portály. Kontaktní údaje o těchto správcích osobních údajů naleznete na jejich webových stránkách, kde jste provedli rezervaci. Vzhledem k jejich většímu počtu a vzájemnému předávání údajů mezi nimi je zde neuvádíme.

4. Popis práv subjektů údajů

Jako subjekt údajů (fyzická osoba, o níž jsou údaje zpracovávány) máte k vašim osobním údajům tato práva:

Právo	Upřesnění
Požadovat výpis	Jedná se o výpis údajů, které o vás vedeme, tzv. právo na přístup. Výpis provedeme ve formátu podle našich možností. Nemáte právo požadovat výpis ve vámi stanoveném formátu. Výjimkou kdy nesmíme výpis provést, jsou případy, týkající se dokumentů, jejichž zveřejněním by byla ohrožena práva a svobody jiných osob. Jedná se o osobní údaje dalších osob, ochranu obchodního tajemství, duševního vlastnictví apod.
Požadovat opravu	Pokud zjistíte, že o vás vedeme nepřesné, zastaralé nebo neúplné údaje, požádejte o jejich opravu nebo doplnění.
Požadovat výmaz	Výmaz musíme provést v případech, kdy bychom měli uložené osobní údaje po stanovené době uložení nebo neměli platný právní titul. Výmaz nesmíme ze zákona provést v případech, kdy je zpracování prováděno z titulu Plnění smlouvy nebo Právní povinnosti.
Požadovat omezení zpracování	Toto se týká zpracování z titulu oprávněného zájmu. K omezení zpracování dojde v případě podání námitky a omezení bude trvat po dobu posuzování námitky.
Podat námitku proti zpracování	Podat námitku lze v případech, kdy je zpracování prováděno z titulu oprávněného zájmu. Námitka proti zasílání obchodních sdělení bude vždy uznána. V případech uvádění vašeho jména nebo jiného kontaktního údaje v zájmu poskytování služeb je možnost zneužití téměř vyloučena a pro tyto činnosti je to nezbytné. Proto tento náš oprávněný zájem považujeme za převažující a námitky neuznáváme.
Odvolat souhlas se zpracováním	To je možné v případech, kdy je zpracování prováděno na základě souhlasu. Pokud jste ke zpracování poskytli souhlas a odvoláte ho, bude zpracování ukončeno.
Požadovat výpis v přenositelném formátu	Výpis v přenositelném formátu můžete požadovat pouze v případech zpracování založených na právních titulech – plnění smlouvy a souhlasu. Můžete požadovat vypsání pouze těch údajů, které jste nám předali a které vedeme v elektronické podobě a nemáte právo požadovat formát. Předáme vám je ve formátu xsl..
Podat námitku proti automatizovanému rozhodování	Neprovádíme žádná zpracování založená na automatizovaném rozhodování.
Podat stížnost na dozorový úřad	V případě, že bychom vám na vaši žádost do 1 měsíce neodpověděli, můžete podat stížnost na Úřad na ochranu osobních údajů.

5. Způsob výkonu práv

Pokud budete chtít uplatnit některé z těchto práv, můžete si podat žádost tímto způsobem:

Na recepci hotelu bude ověřena vaše totožnost podle občanského průkazu nebo pasu a bude s vámi sepsána žádost a sdělen termín vyřízení. Bez ověření totožnosti není možné žádost přijmout.

K datu vyřízení vám zde bude po opětovném ověření totožnosti předáno písemné Vyrozumění o výsledku žádosti a související materiály.

Za požadavek na více než jednu kopii jsme oprávněni účtovat poplatek odpovídající administrativním nákladům.

Úkony spojené s výkonem práv subjektů údajů jsou činěny bezplatně.

Jsou-li však žádosti shledány jako zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména proto, že se opakují, pak můžeme:

a) uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady
b) odmítnout žádosti vyhovět.

Chcete-li podat žádost elektronicky:

a) zašlete ji e-mailem na adresu info@hoteldmh.cz s platným elektronickým podpisem, bez tohoto potvrzení totožnosti nemůže být uznána.
b) Nebo zašlete z vaší datové schránky do datové schránky fbxwcdv

Uveďte do ní:

1) Identifikační údaje – jméno, příjmení, datum narození

2) O výkon jakého práva žádáte – viz kapitola Popis práv subjektů údajů

3) Upřesnění žádosti – např. v případě opravy správné údaje

4) Telefon – pro případná upřesnění a domluvu na dalším postupu

V případě, že vzniknou pochyby o vaší totožnosti, jsme oprávněni vás požádat o poskytnutí dodatečných informací pro potvrzení totožnosti.